Oficina flexible: ¿Revolución en la oficina o dolor de cabeza diario?

Oficina flexible y adaptabilidad: ¿valores clave para los empleados?

¿Qué es Flex Office?

La oficina flexible, o espacio de trabajo flexible, es un modelo organizativo que ha experimentado un rápido crecimiento en Francia en los últimos años. Este concepto se basa en la idea de que los empleados no tienen mesas asignadas y pueden elegir sus espacios de trabajo en función de sus necesidades diarias (espacio tranquilo, zona de colaboración o sala de reuniones).

Según un estudio publicado en enero de 2024 por el conocido sitio JLL.fr, "el 26% de los empleados experimenta actualmente con este modo de funcionamiento y podría alcanzar el 40% en los próximos dos años" Aunque este nuevo enfoque es especialmente popular entre algunos, sobre todo desde la crisis del COVID-19 y la subida de los precios inmobiliarios en las grandes ciudades, ¿es realmente la opción adecuada para sus empleados?

Oficina flexible y adaptabilidad: ¿Valores clave para los empleados?

Algunos empleados se muestran satisfechos con esta nueva forma de trabajar. La oficina flexible permite a cada uno elegir su entorno de trabajo, tanto si desea instalarse en un espacio tranquilo para concentrarse como en una zona más colaborativa para interactuar. La posibilidad de elegir dónde y cómo trabajar, reducir el tiempo de desplazamiento y ajustar los horarios de trabajo mejora significativamente la motivación y la satisfacción de los empleados, contribuyendo a una mejor calidad de vida laboral.

En estos nuevos espacios de trabajo, la eficacia y modernidad de las herramientas informáticas proporcionadas son muy apreciadas y permiten un verdadero ahorro de tiempo.

Desde el punto de vista del empleador, esta nueva forma de trabajar también tiene un impacto positivo. En efecto, gracias a las oficinas flexibles y al teletrabajo, las empresas reducen sus costes de alquiler de inmuebles al disminuir el espacio disponible. Desde el periodo COVID, las empresas han invertido en herramientas digitales mucho más eficientes para mejorar su capacidad de trabajo a distancia y están satisfechas con la eficacia. Por último, al fomentar los espacios de trabajo compartidos, la oficina flexible favorece las interacciones entre empleados de distintos departamentos, lo que sin duda estimula la creatividad y la innovación.

Oficina flexible: ¿No es para todos?

No todos los empleados tienen las mismas preferencias de trabajo. Mientras que a algunos les gusta la oficina flexible, otros prefieren un escritorio fijo por razones de comodidad u organización. Desde el principio, algunos empleados expresaron sentimientos de desorientación y pérdida de orientación debido a la ausencia de escritorios asignados. La falta de personalización de su espacio y la imposibilidad de reclamar la zona perturbaron su enfoque del trabajo. Para otros, la sensación de no pertenecer a un equipo se hizo patente. En resumen, algunos usuarios de la oficina flexible se sentían menos anclados en su entorno de trabajo.

Además, el ruido en los espacios de trabajo abiertos es una de las principales preocupaciones que plantean con frecuencia los trabajadores. En un espacio compartido, el ruido y las distracciones pueden dificultar a menudo la concentración, dificultando la realización de tareas que requieren un alto nivel de concentración. Las discusiones delicadas o confidenciales también pueden verse comprometidas en un entorno abierto, lo que crea problemas a muchas empresas. Para los directivos, la oficina flexible también puede complicar la gestión de equipos. Resulta más difícil supervisar el trabajo de los empleados y mantener la cohesión del equipo. A veces, dependiendo de la tasa de ocupación, resulta casi imposible organizar reuniones con todo el equipo.

Desde hace unos cinco años, la oficina flexible es una tendencia creciente en Francia, que ofrece muchas ventajas en términos de flexibilidad y optimización del espacio. Sin embargo, es esencial tener en cuenta las limitaciones para garantizar un entorno de trabajo productivo y agradable para todos. Por ello, las empresas deben estudiar detenidamente la implantación de este modelo y asegurarse de que responde a las necesidades y el bienestar de sus empleados.

En los entornos de oficina abierta, las cabinas de trabajo o acústicas se han convertido en soluciones populares para hacer frente a los retos de concentración y confidencialidad. Estos espacios privados, a menudo modulares e insonorizados, ofrecen a los empleados un entorno tranquilo para concentrarse en tareas específicas, hacer llamadas telefónicas o participar en videoconferencias sin ser molestados por el ruido de fondo.

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